Non è cosa facile far quadrare i conti quando si parla della flotta di veicoli aziendali.
La gestione automezzi comporta, infatti, ingenti spese tra gli acquisti e la manutenzione dei mezzi.
Ma per riuscire ad evitare sprechi e ad ottimizzare quindi i costi, è necessaria una strategia efficace per gestire i veicoli.
La gestione del parco auto comprende tutte quelle attività strategiche volte a ridurre l’impatto economico dei veicoli dell’azienda sui costi del trasporto.
Queste attività vanno dalla gestione dell’acquisto dei mezzi, alla manutenzione ordinaria e straordinaria delle vetture, fino all’amministrazione delle spese dei veicoli (tasse, carburante, sinistri) e tante altre attività.
Per riuscire nell’intento di organizzare una strategia vincente, il fleet manager (il professionista che si occupa degli automezzi dell’impresa) svolge un ruolo importante, ma complicato.
Il manager dovrebbe incrementare la produttività del parco auto, senza però sforare il budget previsto dall’azienda.
Tutto questo non è qualcosa di impossibile da ottenere, ma seguendo una serie di consigli che potrebbero rivelarsi utili per tutte le realtà aziendali, potrebbe risultare abbastanza semplice.
Consigli per una gestione efficace del parco auto aziendale
La prima cosa fondamentale da fare è racchiudere tutte le informazioni in un unico software apposito.
Oggi è bene sfruttare bene le possibilità che la tecnologia offre, come per l’appunto in questo caso.
Fatture, fascicoli di informazioni sui mezzi, sulle attrezzature e sui pezzi di ricambio, niente può essere lasciato al caso su fogli sparsi.
Se si vogliono ottenere risultati, è bene avere sempre a disposizione una panoramica generale della situazione aziendale.
Tra le spese più costose per il parco auto aziendale ci sono i costi del carburante.
Sarebbe buona norma limitarne il consumo, con una serie di accortezze, come quella di identificare e migliorare il comportamento dei dipendenti alla guida e, inoltre, tracciare la posizione e gli spostamenti dei singoli mezzi per agevolare il lavoro di gestione del fleet manager.
Per di più, si potrebbe fare una stima dei costi del carburante per ogni vettura verificando il chilometraggio.
Anche a seconda delle dimensioni della flotta veicoli la situazione cambia.
Infatti, una flotta grande implica un grande impiego di denaro, mentre con una flotta di dimensioni ridotte si potrebbero avere problemi, offrendo un servizio scadente.
Una soluzione potrebbe essere l’utilizzo del noleggio, così da limitare le risorse economiche nelle spese di acquisto, senza però rinunciare ai mezzi necessari ai trasporti dell’azienda.
Un altro fattore che molto spesso viene sottovalutato, e che invece incide parecchio sulle spese aziendali, è la programmazione delle attività di manutenzione del parco auto.
L’impresa dovrebbe infatti delineare e programmare una strategia per la manutenzione, considerate le molteplici imposte e i vari obblighi di sicurezza per ciascun veicolo.
Il segreto per un’ottima manutenzione sta nel coinvolgere i dipendenti, tendendoli costantemente informati sui parametri e sui tempi da rispettare, oppure facendo dei corsi di formazione interni all’azienda proprio riguardo questo argomento.
Un ultimo consiglio è quello di ricorrere all’esternalizzazione.
L’esternalizzazione è un fenomeno sempre più frequente che riguarda la collaborazione con società esterne che si occupano delle negoziazioni con i fornitori, del calcolo dei costi e dell’analisi dei dati della flotta aziendale.
Tutto questo per fare in modo che il fleet manager abbia il giusto tempo per dedicarsi alla gestione del parco auto, senza essere intralciato da altre attività che possono essere controllate da altri, senza il suo supporto.
Ovviamente, i suggerimenti trattati nell’articolo risulteranno più o meno vincenti in base alle diverse caratteristiche dell’impresa presa in considerazione, come il mercato di competenza, la dimensione, la posizione geografica e il numero di dipendenti assunti.
Ma il tutto risulterà valido se applicato con la metodologia e l’approccio giusto.
