Quando pensiamo all’archivio documenti digitali, inevitabilmente il nostro pensiero vola alle carte stampate che abbiamo seminato nel nostro ufficio per anni. L’archiviazione dei documenti online ci sembrava fantascienza fino a qualche decennio fa. Oggi, invece, è realtà, ed è oltretutto un modo per liberare lo spazio in ufficio e avere tutto a portata di mano.
Immaginiamo di dover ottimizzare il workflow: il modo di lavorare dei nostri dipendenti è cambiato. Prima, in ufficio, tutto era scritto, appuntato, registrato su fogli di carta. La maggior parte delle comunicazioni adesso passano per il web e per i dispositivi tecnologici. Non è sempre necessario stampare dei documenti: possiamo scegliere di inserirli nel nostro archivio digitale. In particolare, puoi sfruttare l’archivio di documenti digitali di sgaservice.com: sono i professionisti della conservazione cartacea e digitale.
Archivio documenti digitali: cos’è?
Immaginiamo una rete immensa di dati: ci veniamo in contatto ogni giorno, anche se non lo sappiamo, aprendo il nostro computer. La conservazione dei documenti in un archivio digitale è una mossa strategica che ci permette di ottenere due vantaggi importanti: la disponibilità e la fruibilità. Tra l’altro, i documenti non presentano data di scadenza.
Il workflow documentale è un nuovo modo di vivere l’archiviazione. Se approfondiamo la caratteristica di un documento, scopriamo che in sé presenta un ciclo attivo e passivo, ed è sempre stato così. Quando però un documento diventa passivo, non dobbiamo per forza riporlo in un archivio fisico, o nel cassetto della nostra scrivania in ufficio.
Perché digitalizzare i documenti?
La gestione dei documenti è resa molto più immediata e semplice grazie alla creazione di un archivio digitalizzato, un servizio proposto da Sga Service e che è molto sicuro e anche ben protetto. Dal momento in cui ormai non si parla d’altro che di digitalizzazione aziendale, perché non investire totalmente su questo aspetto?
L’archivio aziendale può essere digitalizzato nell’immediato, ma quali sono i vantaggi che presenta nel complesso? Ne abbiamo individuati tre in particolare, che danno una panoramica precisa del perché è un aspetto ormai indispensabile per ogni azienda.
Liberare spazio in ufficio
Pensiamo agli uffici stipati di documenti, di carte, di fatture. Tenendo sempre presente il ciclo di vita attivo e passivo, perché dovremmo adibire una stanza ad archivio cartaceo, senza neppure seguire le giuste accortezze per prevenire eventuali problemi futuri, come il deterioramento di documenti importanti? Con l’archivio digitale non si porrebbe alcun problema, anche perché sarebbero protetti da un sistema di data recovery.
Limitare lo spreco di carta e supportare il pianeta
C’è un tema che è quanto mai attuale: l’attenzione all’ambiente. Il web sotto questo punto di vista ha dato una spinta importante all’abbattimento dell’uso smodato di carta. Ogni giorno, in ogni parte del mondo, vengono stampate migliaia di documenti. La domanda che ci poniamo è la seguente: è sempre necessario? No, in realtà. Sarebbe una scelta molto più saggia quella di conservarli in un archivio digitale, al sicuro, protetti da ogni eventualità.
Avere a disposizione l’archivio sul web in condivisione
Pensiamo a tutte le volte in cui abbiamo avuto difficoltà a reperire un documento nell’immediato. Riflettiamo su quanto spesso abbiamo perduto un documento. Sì, è successo: qualcosa può andare persa. Ma c’è di più: con l’archivio digitale aziendale, possiamo condividere tutto con i responsabili e con i dipendenti.
L’aspetto su cui si preme in questo senso è il risparmio di tempo e l’ottimizzazione del flusso del lavoro, senza alcun problema. Sga Service offre oltretutto un sistema di codifica dei movimenti molto preciso: vuol dire che ogni documento presenta un movimento ben tracciato, sin dal primo momento in cui viene gestito dal gestionale. Sfrutta a pieno il digitale: richiedi una consulenza per il tuo archivio online.
